Sentraladministrasjonen

Administrasjonsavdelingen har ansatte spredt omkring i den nye kommunen. Kommunen har system som tilrettelegger for at digital samhandling skal fungere, men det er en omstilling. Arbeidet med å bygge ny kommune vil fortsette i kommende periode. Nytt sak- og arkivsystem ble innført ved oppstart av 2020 og vil fortsatt kreve mye av organisasjonen.

Avdelingen har økonomisk balanse i egen drift. Innsparingskravet i økonomiplan blir ivaretatt gjennom en reduksjon av fellesutgifter.

Analyse- og utviklingsavdelingen ble etablert i forbindelse med ny kommune og har ansvar for en rekke oppgaver knyttet til samfunnsplanlegging, analyser, digitalisering, prosjekt- og prosessledelse samt investeringer i Molde kommune.

Analyse- og utviklingsavdelingen har også ansvar for å forvalte en felles budsjettpost i Molde kommune knyttet til satsing på digitalisering og utvikling. En stor del av denne bevilgingen, om lag 4,0 mill. kroner, er øremerket løpende utskiftning av pc-er i hele kommuneorganisasjonen. Dette i samsvar med vedtatte retningslinjer i ROR-IKT.

Personal- og organisasjonsavdelingen har økonomisk balanse i egen drift. Avdelingen har 8 ansatte: personal og organisasjonssjef, fem personalrådgivere, en HMS- systemrådgiver og en merkantil ansatt. En personalrådgiver har fast kontorsted i Eidsvåg. Avdelingen ivaretar blant annet: HMS og vernetjenester, medbestemmelse HTV, personalrådgivning, kvalitetssystem, avvikshåndtering og internkontroll.

Økonomiavdelingen har vært gjennom store endringer det siste året. Først ble ROR-innkjøp flyttet ut av avdelingen ved etablering av ny kommune, og nå er skatteseksjonen overdratt til Skatteetaten. I tillegg har etableringen av ny kommune vært svært arbeidskrevende for avdelingen. Dette gjelder særlig for lønnsområdet som allikevel svarte ut utfordringen om å levere riktig lønn allerede i januar 2020, til den nye kommunen og øvrige selskaper. Etableringen av Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS per 1. januar 2020 bidro i vesentlig grad til å komplisere dette arbeidet.

Økonomiavdelingen har, på tross av mye ekstra- og overtidsarbeid, klart å drive i balanse. Det forventes balanse også med budsjettrammene gitt for den kommende planperioden. De økonomisk negative virkningen av overføringen av skatteseksjonen, er kompensert i avdelingens rammer. Dette er imidlertid noe som gjentar seg i nær sagt alle tilfeller. Når staten overfører nye oppgaver til kommunene, blir disse underfinansiert. Når staten tar oppgaver fra kommunene, trekkes langt mer enn det kommunene har brukt av ressurser på oppgaven.

Deponering av arkiv fra de tre tidligere kommunene og mobil telefoniløsning er to viktige prosjekt i administrasjonsavdelingen. Strategi for virksomhetsstyring er et arbeid som vil blir prioritert i 2021. Her kan bl.a. nye digitale løsninger være aktuelle.

Analyse- og utviklingsavdelingen har ansvar for utarbeidelse av planstrategi for Molde kommune, og har også ansvaret for utarbeidelse av felles kunnskapsgrunnlag for kommuneplanens samfunnsdel og kommunal planstrategi. I forbindelse med vedtak om ny planstrategi medio 2021, skal det også utarbeides og vedtas et helhetlig plan- og styringssystem for Molde kommune.

Analyse- og utviklingsavdelingen har kompetanse innen både samfunnsplanlegging og prosjekt- og prosessledelse, og skal være en ressurs for sektorene i deres arbeid med kommunedelplaner eller temaplaner og fagplaner. I 2021 har analyse- og utviklingsavdelingen ansvaret for å koordinere arbeidet med en strategi for «SMART Molde» som ble politisk vedtatt i juni 2020.

Strategien for «Smart Molde» angir retningen for programmet og er et rammeverk for gjennomføringen av arbeidet. Strategien skal sees på som en veiviser, av og for aktører i samfunnet. I utviklingen av strategien har innbyggere, næringsliv og akademia blitt invitert til å komme med innspill, i tillegg til tverrfaglig involvering i kommuneorganisasjonen. For å se strategien i sammenheng med kommuneplanens samfunnsdel for Molde kommune, skal strategien revideres innen 2021.

I forbindelse med arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel, vil planer og strategier bli revidert. Det gjelder arbeidsgiverstrategi, lønnsstrategisk plan, strategisk kompetanseplan og etiske retningslinjer.

Per dags dato finnes det ikke planverk som det er naturlig å knytte direkte til oppgaveløsningen på økonomiavdelingen. Avdelingen har i alle år drevet egeninnfordring av kommunale krav. Ny inkassolov har vært ute på høring og vil sannsynligvis medføre at det ikke vil være økonomisk forsvarlig for en kommune å fortsette med denne oppgaven. Det planlegges derfor å konkurranseutsette denne tjenesten med det første.

Avdelingen står også overfor et nært forestående generasjonsskifte, hvor svært mange av avdelingens kompetente medarbeidere nærmer seg pensjonsalder. Avdelingen må derfor utarbeide egne planer for hvordan dette skal løses bemanningsmessig på kort sikt, men også se på muligheten til å kunne digitalisere og effektivisere ulike deler av oppgaveløsningen.

Administrasjonsavdelingen er ansvarlig for gjennomføringen av stortingsvalg og kommune- og fylkestingsvalg. Det er valg annethvert år. Dette er hensyntatt i budsjettrammene.

Videre er det lagt inn 1,1 mill. kroner årlig i planperioden til lukking av avvik på dokumentarkivet. Dette er en økning på 0,7 mill. kroner i 2021 og ut planperioden.

I statsbudsjettet er tilskudd til tros- og livsynssamfunn utenfor Den norske kirke trukket ut av kommunenes rammer. Dette er ikke lenger en kommunal finansieringsoppgave. Uttrekket er nesten 1,3 mill. kroner større enn det administrasjonsavdelingen har hatt i ramme til formålet. Avdelingen får redusert ramme etter eget forbruk og ikke etter beløpet fra statsbudsjettet.

Tilskudd til interkommunale selskaper og andre selskaper er flyttet ut fra administrasjonsavdelingen i 2021 til eget område.

Molde kommunes tilskudd til ROR-IKT er trukket ut fra analyse- og utviklingsavdelingens budsjett i 2021 og flyttet til fellesområdet. Utover dette er budsjettrammene tilnærmet videreført for avdelingen. Molde kommunes barne- og ungdomsrepresentant (50 prosent stilling) blir finansiert internt på avdelingen i 2021 gjennom egne omdisponeringer. Fra 2022 blir budsjettrammen styrket for å finansiere denne stillingen.

Analyse- og utviklingsavdelingens budsjettpost til finansiering av pc-er, samt andre digitaliserings- og utviklingsprosjekt eller satsinger i kommunen, er noe redusert fra 2020. Den delen av bevilgningen som ikke benyttes til finansiering av pc-er, vil finansiere pågående og eventuelt nye prosjekt og satsninger i Molde kommune.

Personal- og organisasjonsavdelingen har økonomisk balanse i egen drift i 2020 og vil håndtere rammereduksjonen gjennom en reduksjon i egen aktivitet.

I statsbudsjettet blir Molde kommune trukket mer i rammetilskudd enn det som har vært brukt til egen skatteseksjon. Differansen blir kompensert, slik at avdelingen blir trukket for de utgifter som faller bort. Det er også lagt inn en kompensasjon for å dekke tapte salærer og gebyrer ved innfordring. Salærer og gebyrer ble i all hovedsak halvert 1. oktober 2020 som følge av ny lovgivning.

Det er lagt inn en forventet innsparing av en halv stilling ved naturlig avgang i 2021. I 2022 forventes ytterligere et årsverk i innsparing ved pensjonering uten at personen blir erstattet. Rammetrekket som er lagt inn forventes dekket gjennom effektiviseringseffekter i kombinasjon mellom opphør av egeninnfordring og naturlig avgang. Dette gjelder både i 2021 og 2022.

Tilfluktsrom – oppgradering

Det er nødvendig å oppgradere kommunens tilfluktsrom.

Prosjektet er nytt og har en totalramme på 2,9 mill. kroner.

IKT-investeringer Molde kommune

Dette er investeringer som ikke inngår i ROR-IKT. I 2021 skal midlene blant annet brukes til fullfinansiering av investeringer knyttet til telefoniprosjektet, videre utbedring av det trådløse nettet ved kommunale lokasjoner (skoler har vært prioritert i 2020), samt investeringer knyttet til pågående og nye utviklingsprosjekt.

Prosjektet er løpende og har derfor ingen totalramme.