Kommunestyret vedtok i sak 120/16 en styrking av rammen for personal- og organisasjonsavdelingen med 0,2 mill. kroner. Dette for å styrke arbeidet med å forhindre salg av alkoholholdige varer til mindreårige gjennom økt og endret kontrollfunksjon.

Personal- og organisasjonsavdelingen består av seksjonene personalutvikling og HMS, organisasjonsutvikling og digitalisering, førstelinjetjenesten, politisk sekretariat og dokument- og arkivtjenesten. Personal- og organisasjonsavdelingen ivaretar Molde kommunes bestillerfunksjon til, og budsjettansvar for, ROR-IKT. Til avdelingens budsjett ligger også kommunens felles investeringsmidler innen IKT. I tillegg har avdelingen ansvar for kontor- og parkeringsforvaltning i og ved rådhusene.

Avdelingen understøtter kommunens samfunnsansvar og ivaretar overordnet arbeidsgiveransvar. Dette gjøres gjennom en aktiv og utviklingsrettet personal- og organisasjonspolitikk.

Seksjon for personalutvikling og HMS

Fagfeltet omfatter oppgaver innen:

• arbeidsgiverstrategi, lønnsstrategi og lønnsforhandlinger
• lederoppfølging og lederutvikling
• oppstartsamling for nyansatte og kurs innen medarbeiderutvikling
• strategi for å rekruttere, beholde og videreutvikle dyktige medarbeidere
• omplassering av medarbeidere eller avvikling av arbeidsforhold etter gjeldende avtaleverk
• overordnet ansvar for HMS, inkludert IA, AMU og BHT og vernetjenesten
• samarbeidet mellom partene i arbeidslivet
• overordnet strategisk kompetanseplan og strategisk kompetansearbeid i hele organisasjonen
• redusere sykefravær til maks 6 pst.
• felles opplæringskontor for lærlinger med Kristiansund kommune

Seksjonene skal sikre at organisasjonen arbeider innenfor de lover, forskrifter, rundskriv, styringsdokumenter og retningslinjer som til enhver tid er gjeldende for arbeidsgiverpolitikken.

Utgiftene til hovedtillitsvalgte, hovedverneombudet, lærlingene og en andel av de kommunale fellesutgiftene er også på budsjettet til seksjonen. Store deler av leder- og personalutviklingen er finansiert av OU-midler.

Seksjon for organisasjonsutvikling og digitalisering

Seksjonen jobber for å nå Molde kommunes overordnede mål om å ha en effektiv og veldrevet organisasjon, og bistår alle tjenesteområder og nivå med oppgaver innen følgende områder:

• innovasjon, organisasjonsutvikling og kulturbygging – herunder Lean, digitalisering og velferdsteknologi
• lederstøtte, prosjektstøtte og oppfølging
• ulike former for opplæring og tilrettelegging for utvikling – herunder systemansvar for e-læring
• strategisk og analytisk arbeid

Seksjon for dokument- og arkivtjenesten

Fagfeltet omfatter oppgaver innen:

• vedlikehold av arkivplan og systemadministrasjon
• opplæring, veiledning og support for ledere og saksbehandlere i sak- arkivsystem
• oppfølging og kvalitetssikring av den digitale kommunikasjonen
• fordeling av innkommende post, både digital og papir, til saker og saksbehandlere
• oppfølging mot systemleverandør og arbeid med nytt/oppgradert sak- og arkivsystem
• kontakt mot IKAMR (Interkommunalt arkiv i Møre og Romsdal)
• bistå avdelingene ved avlevering av eldre arkivmateriale
• ansvar og vedlikehold av kommunens hovedarkiv

Seksjonen skal sikre at:

• forvaltningen kan dokumentere vedtakene sine og arbeidet sitt for all ettertid
• publikum får tilgjengelighet til viktig informasjon om forvaltningens planer og aktiviteter
• publikum kan dokumentere egne rettigheter om eiendom og trygge personlige rettigheter og rettsvern
• forvaltningens historie kan skrives i fremtida

Seksjon politisk sekretariat

• forberedelser og gjennomføring av stortings- og sametingsvalg, kommune- og fylkestingsvalg
• tilrettelegging, gjennomføring og etterarbeid av møter i folkevalgte organ
• rett service til de folkevalgte samt opplæring/brukerstøtte for politikere
• bistå ordfører og varaordfører
• service til media og publikum om møter, vedtak og politisk system
• oppfølging av folkeavstemninger og innbyggerinitiativ
• saksbehandlere for politiske saker
• sekretariat for politirådet
• tilskudd til ROR, kontrollutvalgssekretariatet og revisjon
• tilskudd til en rekke eksterne mottakere innen næringsliv, idrettsliv og kulturliv

Seksjon førstelinjetjenesten

• Daglig drift og utvikling av førstelinjen, resepsjon, sentralbord.
• Saksbehandling og administrative oppgaver knyttet til skjenke- og serveringsbevillinger.

Flere ansatte på avdelingen har endret oppgaveinnhold. Dette er en vridning i samsvar med Molde kommune sin satsing på digital utvikling og velferdsteknologi. Innenfor seksjon personalutvikling og HMS jobbes det nå mer forebyggende enn tidligere. Det medfører færre personalsaker på sikt, til fordel for hele organisasjonen. Forebyggende oppfølging og kontakt med enheter gjør at denne seksjonen har økt kapasitetsbehov. Avdelingen totalt sett har omdisponert midler og optimalisert drift, slik at ny rådgiver kan ansettes uten tilførsel av friske midler.

IKT-satsningen i Molde kommune blir i 2017 styrket på flere måter. For det første blir 1,0 mill. kroner tilbakeført etter at satsingen ble forskjøvet i 2016. Videre er rammen styrket med knappe 1,7 mill. kroner, tilsvarende kommunens økte tilskudd til ROR-IKT i 2017.

I budsjett og økonomiplan 2016-2019 ligger en investeringsramme til IKT i Molde kommune på 6,0 mill. kroner årlig. Utviklingen innenfor området tilsier at det er en vridning fra investering til drift. Driftsbudsjettet er derfor økt med 0,8 mill. kroner i 2017 og 2018, mot en tilsvarende reduksjon i investeringsbudsjettet.

I 2017 er det stortingsvalg og budsjettet er styrket med knappe 0,9 mill. kroner for å gjennomføre valget.

Personal- og organisasjonsavdelingen er pådriver i hele organisasjonens utviklingsarbeid, innen leder- og medarbeiderutvikling, strategisk kompetanseplanlegging, Lean og digitalisering. ROR-IKT er en særlig prioritet for avdelingen i 2017. Et solid ROR-IKT vil, i samhandling med personal- og organisasjonsavdelingen, gi Molde kommune den digitale utvikling og velferdsteknologi som er nødvendig i alle ledd i organisasjonen, samt bidra til uthenting av gevinst av satsingen.

Personal- og organisasjonsavdelingen jobber kontinuerlig med oppgaveprioritering internt, for å sikre at organisasjonen får mest mulig nytte av avdelingens aktiviteter.