Tjenester og oppgaver som skal utføres innenfor rammene 2018–2021

Personal- og organisasjonsavdelingen er en sammensatt stabsavdeling og består av seksjonene personalutvikling og HMS, organisasjonsutvikling og digitalisering, førstelinjetjenesten, politisk sekretariat og dokument- og arkivtjenesten. Avdelingen ivaretar Molde kommunes bestillerfunksjon til ROR-IKT og har koordineringsansvar for kommunens satsing innen digitalisering og velferdsteknologi. Ansvaret for forvaltning av administrative bygg ligger også til avdelingen.

Avdelingen ivaretar overordnet arbeidsgiveransvar. Dette gjøres gjennom aktivt og utviklingsrettet personal- og organisasjonsarbeid. Avdelingen jobber for å nå Molde kommunes overordnede mål om å ha en effektiv og veldrevet organisasjon, og styrker hele organisasjonens evne til måloppnåelse. Det leveres lederveiledning og -støtte, prosjektstøtte, prosessveiledning, fasilitering, oppfølging, ulike former for opplæring samt strategisk og analytisk arbeid. Seksjonene skal sikre at organisasjonen arbeider innenfor de lover, forskrifter, rundskriv, styringsdokumenter og retningslinjer som til enhver tid er gjeldende.

Hovedtillitsvalgte, hovedverneombudet, lærlingene, prosjekt «Menn i helse» og en stor del kommunale fellesutgifter ligger også på budsjettet til avdelingen. Eksterne midler delfinansierer flere av personal- og organisasjonsutviklingstiltakene.

Seksjon for personalutvikling og HMS

Seksjonens viktigste oppgaver er å legge til rette for at kommunen når sitt mål om å være en attraktiv arbeidsgiver. Dette oppnås gjennom arbeidsgiverstrategi, kompetanseledelse, leder- og medarbeiderutvikling, rekruttering, personaloppfølging, medbestemmelse, HMS og avvikshåndtering samt juridisk kompetanse i henhold til lov- og avtaleverk.

Seksjon for organisasjonsutvikling og digitalisering

Seksjonen jobber for at alle tjenesteområder og nivå i organisasjonen har eierskap til og anvender Lean tenke- og arbeidsmåter og har fokus på digital utvikling i sitt forbedringsarbeid, herunder oppfølging av ny digitaliseringsstrategi for ROR-IKT. Seksjonen legger til rette for at organisasjonen bygger kompetanse til å omdanne gevinster til ny verdiskaping og klarer å holde fast ved disse. Seksjonen bistår i arbeidet med brukerundersøkelser og medarbeiderundersøkelser. Videre har seksjonen ansvaret for systemadministrasjon og videreutvikling av kvalitetssystemet.

Seksjon for dokument- og arkivtjenesten

Seksjonen har ansvar for kommunens post og hovedarkiv, samt oppfølging og kvalitetssikring av dette. Seksjonen server hele organisasjonen gjennom opplæring og brukerstøtte, vedlikehold av arkivplan og systemadministrasjon. Det jobbes kontinuerlig med bedre utnyttelse og videreutvikling av nytt/oppgradert sak- og arkivsystem.

Seksjon politisk sekretariat

Seksjonen har ansvar for politiske møter og valggjennomføring. Seksjonen gir brukerstøtte og opplæring for politikere og saksbehandlere og har sekretariatsfunksjon for politirådet, beredskapsgruppen og fellesnemnda nye Molde kommune. Seksjonen bistår ordfører og varaordfører og gir informasjon til publikum og media om møter, vedtak og politisk system.

Seksjon førstelinjetjenesten

Seksjonen har ansvar for daglig drift og utvikling av førstelinjen, resepsjon, sentralbord og telefoni. Seksjonen har ulike saksbehandlings- og koordineringsoppgaver, blant annet skjenke- og serveringsbevillinger. Fra 2018 vil seksjonen også få administrativt arbeid knyttet til borgerlige vigsler.

Endringer av tjenester og oppgaver i rammen

Avdelingen har fått overført oppgaver i 2017 fra plan- og utviklingsavdelingen, uten styrking i budsjettrammen. I budsjettet for 2018 er det lagt inn en styrking på 20 pst. stilling knyttet til administrative oppgaver i forbindelse med borgerlig vigsel. Rammen blir styrket med 125 000 kroner til personvernombud, som er en ny lovpålagt funksjon .

Avdelingen bistår med ressurser inn i større prosjekt tilsvarende om lag ett årsverk. Seksjon for organisasjonsutvikling og digitalisering bistår med 40 pst. stilling til kommunikasjonsavdelingen. Dokument- og arkivtjenesten bistår med 50 pst. stilling til hovedprosjektet for nytt sak/arkivsystem i ROR-IKT kommunene. Fellesnemnda for nye Molde kommune har frikjøpt 20 pst. stilling fra politisk sekretariat. Disse ressursene omdisponeres til å finansiere en ny rådgiver på seksjon for organisasjonsutvikling og digitalisering for å bistå hele organisasjonen med å iverksette tiltakene i den nye digitaliseringsstrategien for ROR-IKT kommunene.

Økt tilskudd til ROR-IKT blir kompensert i rammen til digitaliseringsmidlene. Spredningsprosjektet av velferdsteknologi tilføres 0,9 mill. kroner. Anskaffelse av PC/iPad i skolen flyttes fra digitaliseringsmidler til skoleområdet.