Den nye personal- og organisasjonsavdelingen har blitt endret og består nå av seksjonene personalutvikling og HMS, organisasjonsutvikling og digitalisering, førstelinjetjenesten (gamle servicetorget med resepsjon, sentralbord og diverse saksbehandling), politisk sekretariat, dokument- og arkivtjenesten og Molde kommunes bestillerfunksjon inn til ROR-IKT. I tillegg har avdeling kontor- og parkeringsforvaltning i og ved rådhusene.

Avdelingen understøtter kommunens samfunnsansvar og ivaretar overordnet arbeidsgiveransvar. Dette gjøres gjennom en aktiv og utviklingsrettet personal- og organisasjonspolitikk.

Seksjon for personalutvikling og HMS

Fagfeltet omfatter oppgaver innen:

• arbeidsgiverstrategi
• overordnet lønnspolitikk
• lederoppfølging og utvikling
• rekruttere, beholde og videreutvikle dyktige medarbeidere
• omplassere medarbeidere eller avvikle arbeidsforhold etter gjeldende avtaleverk
• lønnsstrategisk plan og lønnsforhandlinger
• HMS, inkludert IA, AMU og BHT og vernetjenesten
• ivaretakelse av samarbeidet mellom partene i arbeidslivet
• strategisk kompetanseutvikling
• felles opplæringskontor for lærlinger med Kristiansund kommune
• innovasjon, organisasjonsutvikling og kulturbygging – herunder Lean og «Sammen om en bedre kommune»
• digitalisering, vekferdsteknologi og e-læring
• kommunens felles IKT-midler og tilskudd til ROR-IKT

Seksjonene skal sikre at organisasjonen arbeider innenfor de lover, forskrifter, rundskriv, styringsdokumenter og retningslinjer som til enhver tid er gjeldende for arbeidsgiverpolitikken.

Utgiftene til hovedtillitsvalgte, hovedverneombudet, lærlingene og en andel av de kommunale fellesutgiftene er også på budsjettet til seksjonen. Store deler av leder- og personalutviklingen er finansiert fra eksterne kilder.

Seksjon for organisasjonsutvikling og digitalisering

Fagfeltet omfatter oppgaver innen:

• innovasjon, organisasjonsutvikling og kulturbygging – herunder Lean og «Sammen om en bedre kommune»
• digitalisering, vekferdsteknologi og e-læring
• kommunens felles IKT-midler og tilskudd til ROR-IKT

Seksjon for dokument- og arkivtjenesten

Seksjonen skal sikre at

• forvaltningen kan dokumentere vedtakene sine og arbeidet sitt for all ettertid
• publikum får tilgjengelighet til viktig informasjon om forvaltningen sin planer og aktiviteter
• publikum kan dokumentere egne rettigheter om eiendom og trygge personlige rettigheter og rettsvern
• publikum får informasjon som kan brukes i kulturelle aktiviteter
• forvaltningens historie kan skrives i framtida

Seksjon politisk sekretariat

• forberedelser og gjennomføring av stortings- og sametingsvalg, kommune- og fylkestingsvalg
• tilrettelegging, gjennomføring og etterarbeid av møter i folkevalgte organ
• rett service til de folkevalgte samt opplæring/brukerstøtte for politikere
• bistå ordfører og varaordfører
• service til media og publikum om møter, vedtak og politisk system
• oppfølging av folkeavstemninger og innbyggerinitiativ
• saksbehandlere for politiske saker
• godtgjørelse til folkevalgte
• tilskudd til ROR, kontrollutvalgssekretariatet og revisjon
• tilskudd til en rekke eksterne mottakere innen næringsliv, idrettsliv og kulturliv

Seksjon førstelinjetjenesten

Daglig drift og utvikling av førstelinjen, resepsjon, sentralbord og noe saksbehandling er oppgavene til denne seksjonen. De ansatte der gir innbyggerne, private bedrifter og andre aktører informasjon og veiledning om de fleste kommunale tjenester og de blir henvist til digitale medier slik at de selv kan hente ut viktig informasjon og ha mulighet til å gjøre så mye som mulig selv inn imot en eventuell saksbehandling. Dette for å sikre rett og tilstrekkelig informasjon første gang som vil gi en rett og effektiv saksbehandling.

Seksjonen utfører også informasjonsfaglig rådgivning internt i kommunen, og står for koordinering av ulike publikumsarrangement. Saksbehandling og administrative oppgaver knyttet til skjenke- og serveringsbevillinger er også tillagt seksjonen.

Personal- og organisasjonssjefens og avdelingens hovedoppgave er nå å

• optimalisere den nye avdelingen og dens tjenesteleveranser
• å sørge for å digitalisere der det er mulig i hele organisasjonen
• å få gode tjenesteleveranser etter å arbeide med strategisk kompetanseplan og Lean i hele organisasjonen

Den nye personal- og organisasjonsavdelingen har flere utfordringer som må håndteres. Avdelingen har fortsatt ansvar for personalutvikling og HMS, organisasjonsutvikling samt trepartssamarbeidet. Nye tilførte oppgaver er bestilling og digitalisering, førstelinjetjenesten (resepsjon og sentralbord), politisk sekretariat, dokument- og arkivtjenesten, beredskapssekretariat og byggforvaltning av rådhusene. Avdelingen har fått flere økonomiske kutt i 2015, disse skal videreføres i 2016. Midlene er svært begrensede, men Lean og digitalisering er verktøy for å optimalisere tjenester og ressursinnsats. Kritiske suksessfaktorer er: optimalisering av avdelingen, oppgaveglidning internt i stab i oppfølging av enheter og brukere, digitalisering, videre satsing på Lean og strategisk kompetanseplanlegging. Lederutviklingen skal evalueres og videreutvikles. For at Molde kommune skal nå sine nåværende og fremtidige mål, er videre satsing på ledere og medarbeidere avgjørende.